档案归档原理
计算机辅助整理归档是计算机档案管理更深入后提供给用户的高级功能，也是最有价值的功能。
随着互联网的发展，归档从静态的归档发展到动态的归档。使各种信息完整无缺地按时归档到单位的档案部门，这是对档案部门的最基本要求，同时这需要单位多个部门的配合才能完成。
具有整理归档功能的档案管理系统可以做到档案按时归档，使珍贵的档案资源得到保护。
物理归档
物理归档是档案部门的传统归档方式，主要流程是每年档案部门从各个基层收集到各种档案，“大麻袋、小箱子”存放的档案被拉到档案部门，档案人员开始整理、分类，然后编写档案目录。这项工作占用的时间大约是几个月、半年，甚至更多。为了解决这个难题，各种计算机辅助归档立卷的软件开始蓬勃发展起来。但大多数的软件都遇到如下的问题。
l 案卷的产生
手工操作时，档案人员根据文件内容，把相关的文件放在一起，如按照档案分类，把同一个问题的文件放在一个卷内，最后写出这个卷的案卷标题。
计算机组卷的方式是这样的：组卷时要使用分类表达式、指出每个卷的页数限制、请示及批复的排列处理，这些操作比较复杂并且不直观。系统最后产生的结果只是产生了案卷号等信息，其它的案卷标题需要手工输入。如果案卷标题需要系统自动产生，需要许多准备工作，如分类信息库的录入，但最后产生的结果也是似是而非的居多。关键问题是组卷时，档案的表现形式只是数据库记录的形式，卷的概念需要档案人员的想象，如果我们想要手动干预自动组卷更是困难重重。
为了解决以上的困难，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000），它主要解决计算机管理档案，尤其是档案归档所遇到的困难。如新的标准不需要撰写案卷标题。新的规则虽然可以不写案卷标题了，但其它方面与过去组卷没有本质的区别，相同问题的文件放在一起的档案整理精神没有改变，所以“组卷”还是必须的，但工作量毕竟减少许多。
l 逻辑归档和物理归档的统一
按照计算机组卷方式产生了卷内目录后，下一步就要按照产生的卷内目录把同一目录下的文件装订为一卷，然后把若干卷放入档案盒中。按照卷内目录整理装订文件是一个难题，需要我们按照目录找到每份文件，而找文件有时比较困难，尤其是文件数量较大时。
解决的方法是这样的，那就是在文件信息录入的同时，为每份文件贴上条形码，也就是为每份文件分配一个序列号。这样在找文件时可以根据条形码进行扫描，马上找到这份文件的详细信息，包括这份文件需要入第几册，放在第几盒，这样就解决了大面积查找文件的困难。
另一个简单的方法是在输入数据时事先进行分类存放，如果文件数量较大时可以进行细致地分类。这样按照目录查找文件时可以在很小的分类中查找，就非常容易了。
逻辑归档
物理归档的缺点是文件的收集会出现问题，因为是一年收集一次，日常档案的收集，档案人员无法控制，档案收集处于自然状态，没有很好的制度可以执行，这样有些档案会丢失，收集不上来。
市场经济的发展，使档案的价值得到充分体现。如中石油集团，一个钻井资料如果没有及时归档造成丢失，事后无法弥补，损失可以到几百万美元。在国外如果收购一个公司，被收购公司如果不能提供完整的公司档案，被收购公司就不能得到收购。
现在的很多档案，本身就是以电子文件的形式存在，互联网的广泛使用及单位网络建设的完成，为逻辑归档提供了很好的环境。逻辑归档的原理是这样的，在每个档案产生部门，都有一个档案管理终端，可以随时把产生的文件输入到文件库中。这个过程被制度化、标准化，这样保证了档案的收集。输入的数据可以定期通过网络(或拷贝到光盘)传递到档案中心部门的临时归档库，最后由档案中心人员进行整理归档。
另一种方式是：单位OA产生的文件或公司信息处理系统产生的业务档案也可以通过档案管理系统的接口直接传递到档案中心部门，不用再次录入。逻辑归档利用网络优势，把档案管理的概念渗透到单位的每个角落。逻辑归档如果配合物理归档可以使单位的档案信息得到很好的保护，使单位的信息资源得到最大的保护。这种档案管理系统使用方式现在逐步被广大企事业单位认识，在石油、设计院等大的机关团体得到很好的发展。
