文档管理的作用
随着计算机的迅速普及，企业内部每个职工都有一部计算机作为工作的基本工具。由于社会的加速发展，工作的节奏也是大大加快了，如何管理好企业，使企业跟上社会发展的潮流，进而赢得竞争的优势，这是每个企业都在思考的问题。
采取国际上先进的管理模式是一个比较实际的方法，这些管理标准（例如ISO9001）都有一个共同的特点，采用文档管理模式！企业的每一步工作都有文档记录，每个企业行为都有文档作为基础。所以在国外有一种普遍的说法：文档是金!
一个企业的管理水平主要是查看企业内部的文档水平，是不是非常规范完备，没有丢失。企业之间的收购首要检查各项文档是否齐全。项目文档、专利、合同文档更是缺一不可的！一个企业的价值就在于他的文档价值。
我们的企业对文档的重视程度都是不够的，这样造成企业的管理水平底下，效率不高。具体的表像就是文档没有管理起来，非常容易丢失，一个人离职了，他所涉及到的文档也会发生丢失的危机，这样对于企业是一个大的损失，后来的人需要重新再来一遍。
好一点的企业是具有文档管理模式的，每一次的工作都会留下文档，但效率需要提高。一般采取文件系统进行管理，采取电子邮件的形式，或者在线传递。主要缺点就是：
1.效率低，一个人的邮箱有多个文档的邮件，不容易查找。加上垃圾邮件的骚扰，邮件经常失踪，需要多次重复的传递，这样效率非常低。
2.安全性不好，邮件放在硬盘的目录中，容易遭到病毒的攻击。
3.文档与工作之间的联系全凭大脑的记忆，大大降低工作效率，每次从邮件中找出特定的文档都使人抓狂，这是每个人都有的经历。
以上三点对于有些人而言没有切身体会，我用一个浅显的例子进行一下说明。我们知道，以前我们了解新闻，关注体育赛事的结果，一般是找份报纸，存在的问题就是报纸有时间限制，想知道的消息报纸还没刊登出来。再有就是报亭没有在身边。现在我们解决了，我们把所有新闻放在网上，我们随时可以上网查看各种新闻。而文档管理就相当于把新闻放在网上，解决了过去信息不畅的各种弊端。
文档管理采取把文档显示在网络上的方式，每个人接触文档都是通过网络文档管理器，文档管理器上的文档按照企业的机构组织，或者项目逻辑进行安排排列，员工很熟悉这种安排，并且读取非常方便，不用增加每个文档存放位置的额外大脑记忆，可以按图索骥式的轻松找到需要的文档。
另外大部分文档保存在数据库中，安全性大大提高，避免了病毒的危害。文件修改时采用签入签出的方式，避免了文件同时修改造成的损失。
并且每份文档具有多层次的权限控制避免了非法使用。经过这样的管理，企业领导随时可以掌握企业最新的信息，为企业的管理增加了可靠的保证。
采取这种方式可以大大节省了信息传递时间，文档可以及时出现在网络文档管理器上，避免了邮件传递的不确定性和延迟现象，并且没有邮箱容量的限制。稳定性极大的提高，产生的直接效果就是企业管理的时效性大大提高，为企业的发展提供了坚实的基础。
另外在系统层面提供了历史记录功能，每次文档的删除、修改都提供了系统自动备份功能，这样使企业的珍贵文档都有双重的保护，使文档做到万无一失。
采用文档管理的另一个好处在于之前不容易实现的功能在文档管理下都可以很容易实现。例如企业员工的管理中需要每个员工都提供周计划月计划，在没有文档管理之前，需要通过邮件提交给经理，经理需要把每个人的文档保存在特定文件夹，这个工作非常枯燥，最后这个管理模式最终会流于形式，没有起到他应有的作用。采用文档管理后，每个人的周计划文档自动保存在事先建立好的文档夹，不需要经理再花费精力干一些不产生效益的工作，并且不需要经理关心文档的备份保管，精力可以完全专注实际的管理工作。
所以文档管理可以极大解放每个人的劳动力，以前花费大量精力进行的手工文档管理，现在完全实现了自动化，并且数据安全性得到极大保证，文档管理绝对是现代企业管理的利器，每个企业管理者必须对此有提前和充分的认识！
