三权分立
系统具备用户信息管理的功能，支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的三员分立的安全控制功能，支持电子档案管理用户的分组、分类管理，以及按照功能和数据进行授权等功能。
安全保密员主要负责应用系统的日常安全保密管理工作，包括系统内部的用户账号管理以及用户权限管理等工作，负责应用系统内用户的操作日志审查分析工作。主要对系统设置中的用户管理、日志管理模块操作。
安全审计员主要负责对系统管理员、安全保密员操作行为进行设计跟踪分析和监督检查，以及时发现违规行为。主要对系统设置中的日志管理模块操作。
系统管理员主要工作就是依据档案人员提出的业务需要，对系统进行定制及维护等工作。
系统设置部分提供了一整套系统的定制工具，可定制的内容包括：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护和设置工具等。系统设置部分功能强大，应用此系统系统保障使用人员对规范和制度的执行，保障档案的业务流程有序地进行。
数字化监理
档案管理系统的的数据来源很大程度上依赖于数字化加工，尤其历史纸质档案。企事业单位和各地政府部门，档案馆都会有大量的数字化加工成为电子档案，然后流入档案系统。
HAMS档案管理平台，针对此情况设计了批量导入Excel、批量挂接电子文件、Excel单列导入等工具方便数字化成果的导入。同时HAMS档案管理系统也对数字化的成果进行了检查，杜绝了DPI不够，页数不正确等数字化过程中常常遇到的问题。
检索速度要求
系统管理者需要对已扫描挂接完毕的电子文件进行建立索引操作，经过此步骤后，在"HAMS档案管理系统"中便可以实现对原文正文内容的全文检索。利用者只需要输入关键字便可对原文信息进行检索。系统中的全文检索模块是档案利用的核心技术,提供全文索引服务，实现对以空格拆分的检索关键短语完成或操作检索。检索结果受权限控制，并能够和借阅审批模块实现无缝连接。检索速度可以达到千万级别数据毫秒级别相应的要求.
扫描挂接
传统的档案系统在处理扫描文件的挂接问题时候，是先由人工扫描。然后再组织人员进行挂接，分成了2步操作。HAMS档案管理系统很好的解决了此问题。用户只需在连接HAMS档案管理系统的扫描仪器打开录入卡片点击”扫描挂接”功能.系统可以自动启动扫描程序.并把扫描成功保存在档案管理系统中.减少了档案录入人员的繁杂的操作步骤.
云存储
本地缓存存储+公有云(私有云)同步是HAMS档案管理系统的特色功能，和传统存储相比，云存储不仅可以简化档案归档的流程，节省企业经营成本，还可以避免因本地设备故障、丢失或其他原因导致数字资源损坏或流失。现在已经支持的云平台华为云，阿里云，亚马逊S3.
