本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。
本标准由国家密码管理局提出并归口。
本标准起草单位:国家电子文件管理部际联席会议办公室、中国人民大学信息资源管理学院。
本标准主要起草人:任守信、钱毅、刘越男、梁凯、李泽锋。
电子文件(ElectronicRecords)是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件生命周期中的任何管理行为均应以维护文件与业务活动、文件之间以及文件组成部分之间的联系为基本原则,这些管理行为最终都要在计算机系统中实现。电子文件管理系统(Electronicrecordsmanagementsystem,ERMS)是应用于电子文件形成单位,旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。
为指导电子文件管理系统的建设和使用,提升系统环境下文件管理的规范化水平,现借鉴国际上同类标准,结合我国电子文件管理实际,制定本标准。
本标准规定了电子文件管理系统(Electronicrecordsmanagementsystem,ERMS)通用的功能性要求,不包括系统设计和实施的具体要求,不规定实现系统功能的平台和具体技术,不规定详细的实施细则,也不规定系统测试相关事项。
本标准适用于机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对电子文件管理系统的建设、使用和评估,适用于相关企业和科研院所开展相关的科研和教学活动。
