第一章 总 则
第一条 为保证本单位水电工程建设项目（新建、扩建、改建、技术改造等）及电站运营档案的完整、准确、系统性，充分发挥档案在工程建设与管理中的作用，根据国家及行业的有关法律、法规的规定，结合本单位实际情况，特制订本办法。
第二条 本办法适用于本单位水电项目文件的收集、整理、验收及归档管理。
第三条 引用标准：
1、《电力工业企业档案分类规则》；
2、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）；
3、建设工程文件归档整理规范（GB/T50328—2001）；
4、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）。
第四条 项目建设单位应在工程项目中执行“项目法人制”、“合同管理制”、“工程监理制”、“项目管理制”，形成以项目建设单位为管理核心，以纳入合同管理为依据，以监理控制为管理手段，在各参建单位的全方位参与下，对档案实施事前策划、事中控制、事后严把验收关的全程控制管理。
第五条 本办法重点规定了本单位水电项目文件及竣工文件的编制及整理归档的要求和方法，规定了本单位水电项目文件的收集、归档范围。
第二章 水电项目档案管理
第六条 水电工程档案管理按统一领导，分级管理的原则，需做到“三纳入、三同步”。即将档案管理工作纳入到各水电项目公司工作计划，纳入到领导工作议事日程，纳入到档案管理人员岗位责任制中；建设项目计划任务要与提出项目文件要求同步，本单位水电建设管理部检查建设工程进度与检查工程档案管理工作同步，验收、鉴定工程建设成果与验收、鉴定水电工程档案同步。单位工程的验收及全部工程竣工的初步验收前首先必须对相应档案进行验收。
第七条 各项目公司档案室负责集中统一管理有关工程建设、运营等全部档案。项目公司基建职能部门和档案室对各现场建设单位档案工作履行监督、检查、指导职责，保证项目档案与项目建设同步管理。
第八条 项目公司在工程项目招标及与勘察、设计、施工、监理、质量监督、调试等单位签订协议、合同时，需设置具体条款明确要求承接（包）单位向业主单位及时提交合格的档案资料，明确规定有关工程文件（含竣工图及其它特殊载体）的版本、套数、质量、费用、移交时间等；负责提请当地档案管理机构对工程档案进行预验收，并取得工程档案验收通过的相关文件。
第九条 参建单位应按承包合同，国家、行业现行规程、规范规定以及本单位档案管理相关规定，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作，并向水电项目公司提交合格的水电工程文件，凡未向水电项目公司提交完整、真实、系统的档案或移交的文件不符合档案管理要求的工程（项目），该项目不予通过验收。没有水电项目公司档案部门对档案验收合格的签字，该项目不能结算最后一笔进度款和进行合同清算。
第十条 为保证工程建设项目档案的完整性、系统性和准确性，监理单位应按相关规范以及本单位档案管理相关规定制订相应的档案工作监理细则，交公司总工会同有关部门审批后，作为档案监理工作的检查依据。
第三章 水电项目文件收集
第十一条凡是反映与项目有关的重要活动，记载工程建设、科研、生产主要过程和现状，具有查考保存价值的各种载体的文件材料（含图纸、照片、录音、磁盘、光盘等），都应收集。文件收集范围参照水电行业相关国家规定及本单位《水电工程项目档案管理办法》的归档范围。
第十二条声像档案、电子文件、实物档案是纸制载体档案的必要补充，参建单位和项目公司应指定专人，负责各自按合同和相关规定要求应提供的照片、胶片、录音、录像等声像材料、电子文件及实物档案的收集、整理、归档工作。各重要阶段、重大事件，必须要有完整的声像材料归档。
第十三条文件收集范围与管理职责
1、 水电项目公司文件收集范围与管理职责：
(1) 负责工程建设项目工程筹建、准备阶段、主体工程施工、竣工（阶段）验收各阶段形成文件的收集整编；负责设备、工艺、涉外等验收文件的收集整编；负责工程管理文件收集整编；负责工程咨询文件的收集整编；负责审查和接收全部工程档案。
(2) 负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累；负责协调、指导参建单位编制项目竣工文件和整理项目文件；收集和汇总参建单位立卷归档的工程档案。
(3) 负责收集整编质检监督单位在工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件，各验收阶段的工程质量评价文件，并归档。
(4) 负责提请当地档案管理机构对工程档案进行预验收、验收，并取得工程档案验收认可文件。配合各参建单位向当地档案馆移交一套符合规定的工程档案。
(5) 负责内部管理文件、运行文件收集归档管理。
2、 勘察、设计单位文件收集范围与管理职责：负责按合同提交工程各阶段完整的勘测设计文件、专题报告、科研报告；以及按规定提交各验收阶段、各专题验收的文件和设计报告。
3、 施工单位（含设备安装单位）文件收集范围与管理职责：按合同及现行规范规定负责收集、积累、整理施工阶段的所有文件，并在完工后将整编自检合格的档案交监理工程师审查并签署意见（凡项目实行总承包的，由总承包单位负责其分包项目全部文件的汇编、整理，并提交总包单位档案汇总），审查合格的档案移交项目公司档案室。具体收集范围如下：
(1) 负责建设项目施工过程中所有按合同和现行规范要求，并按监理工程师批准的工程项目划分和表格进行的材料试验、工艺性现场试验、设备试验、工程测量、质量检查和工程验收文件；
(2) 施工措施、安全措施和施工进度等报批和监理工程师批复文件；工程结算、合同变更、索赔处理、合同外新增项目报价和批复文件；
(3) 按合同规定和现行规范要求编制的竣工图、图纸目录、移交设备清册、按合同工程量报价表项目划分统计的最终工程量统计表；
(4) 施工过程中各阶段工程形象面貌和工程重要会议声像资料；合同规定的承包单位负责的施工期工程原型观测文件；
(5) 施工过程中事故处理资料和事故现场图像资料；
(6) 在工程蓄水、机组发电、竣工验收阶段需提供的工程文件和自检报告;
(7) 设备安装施工单位在设备安装、调试、试运行期间形成的关于设备验收、安装、调试、试运行资料、故障检修的记录及保修期内由于质量原因的缺陷处理记录；设备生产厂提供的设备合格证，设备安装、调试、运行资料也应整理归档。
4、 监理单位文件收集范围与管理职责：应在工程开工前建立监理档案管理制度，指定专人在工程进行中收集、整理、编制，按相关规定提交工程监理档案文件、各验收阶段验收专题监理报告；负责督促、检查施工单位工程资料的收集、整编，保证施工文件的准确性、完整性，审核并签署意见，并向水电项目公司提交专项报告及其他监理文件。
5、 调试单位（由安装单位承担调试工作的由安装单位负责）的文件收集范围与管理职责：按合同或主管部门现行规范规定负责收集、整理、编制、提交所承担项目的调试方案、措施、调试报告和调试过程中的各种记录、各种实验报告、设备缺陷处理记录、质量等级评价表、设计变更文件、调试工作总结，并按规定向项目公司提交完整的调试档案。
第十四条水电工程文件的质量要求
项目档案质量是衡量工程建设与管理工作质量的重要内容，必须将其纳入工程质量管理体系范畴，作为工程质量考核的一个重要方面。
1、 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程；
2、 档案材料必须完整、准确、系统，做到字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字、盖章手续完备；
3、 档案应为原件，如有特殊原因原件份数不够或不能提供原件的，应在复印件或抄件上盖章并注明原件存放处；
4、 永久、长期保存的文件材料的书写、修改、绘制（包括拟写、补充及注释和签名）不得用易褪色的书写材料，如圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等。如有不耐久字迹的文件材料或传真件，需复印原件并将复印件附在原件后再存档。复印、打印文件材料及照片字迹、线条和影像要清晰；
5、 工程文件的纸张用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸采用蓝晒图，竣工图是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件；
6、 施工单位的各种检测报告应经检测人员签字，检测机构法定代表人或者其授权的签字人签署，并加盖检测机构公章和检测专用CMA章后方可生效；重要文件应有责任人亲笔签全名，注明日期；
7、 录音、录像、照片文件等应保证其信息的有效性和可识读性，并编写对应的文字说明。
第四章 水电项目文件整理
第十五条水电项目文件的整理要遵循文件形成的特点和规律，保持文件之间的有机联系，准确、真实反映水电建设和管理活动，便于利用和保管。文书档案与科技档案的分类要清楚，避免重复组卷，与工程档案关系密切的管理性文件，可列入工程项目文件中立卷。建设项目中形成的全部文件在归档前，应由文件形成者按照相关规范及本单位档案管理制度，按照要求整理，并接受属地档案主管部门指导。
第十六条项目档案整理质量必须符合国家《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）的质量要求，照片档案整理质量应符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）的要求，电子档案应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）的要求及本单位电子文档管理办法。工程档案应为原件，如有特殊原因原件份数不够或不能提供原件的，应在复印件或抄件上盖章并在档案编目时注明原件存放处。
第十七条水电工程文件组卷
1、 项目初期的管理性文件按照问题、时间或项目的依据性文件、基础性文件、竣工验收文件等立卷；项目施工文件按水电项目单位工程、单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；竣工图按照建筑、结构等专业立卷；设备文件按专业、台件组卷；
2、 卷内文件不能重复，同一案卷内文件应保持文件密级、保管期限应一致，若有不同保管期限和密级，该卷文件保管期限应从长，密级应从高；
3、 案卷不易过厚，一般不易超过40mm。
第十八条卷内文件的排列
1、 管理性文件按问题、时间或重要程度排列；
2、 施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；
3、 设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。随机图样也可单独组卷；
4、 设计文件可以按照原编号的顺序排列。如果一个卷内有两个以上专业（或项目）的设计文件，则可以先分专业（项目），然后按原有编号排列；
5、 卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；定稿在前，各种草稿在后；批复在前，请示在后；同一案卷内文件若反映问题不同，应按照问题重要程度排列，同一问题文件依次排列。
第十九条竣工文件的编制
竣工文件是工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、系统、修改规范、签字、盖章手续完备。竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核，监理单位要对所监工程竣工文件进行认真审查并签署意见。施工单位要在施工过程中认真做好施工记录、检测记录、交接验收和签证，整理好变更文件，对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改到相应的文件上，要按规定及时编制好竣工图。
第二十条竣工图的编制要求：
1、 竣工图的编制：
(1) 竣工图按单位工程、装置或专业编制，应准确、清楚、完整、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况并附有编制说明和目录。项目竣工图应由施工单位负责编制。竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐；
(2) 竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录相符合。同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明，不同建筑物、构筑物分别编制；
(3) 按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章；
(4) 一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。
(5) 凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更面积超过1/3的，应重新绘制竣工图，重绘图按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人；
(6) 国外引进项目、引进技术、设备或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认；
(7) 竣工图统一按GB/T10609.3---1989《技术制图复制图的折叠方法》。
2、 竣工图的更改方法
(1) 文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制；
(2) 利用施工图（必须是蓝图）更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号；
(3) 无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明；
(4) 一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明；
3、 竣工图章的使用
所有竣工图（包括图纸目录）应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写齐全、清楚，不得代签。竣工图章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章尺寸为：60mm*80mm，使用不褪色红印泥，竣工图章盖在图内标题栏附近空白处。
4、 编制竣工图费用：施工单位应向公司提交按合同规定数量属于合同范围内的竣工文件。编制竣工图所需的费用按现行规定均已包括在与承包单位签订的合同中。因修改须重新绘图的，由设计原因引起的，由设计单位承担费用；由施工单位原因引起的，由施工单位承担费用；由建设单位原因引起的，由建设单位承担费用。
第二十一条 案卷编目包括编写卷内文件页码、制作卷内文件目录、备考表、案卷封面及案卷装订。配备档案管理系统的项目公司，可通过档案管理系统打印卷内文件目录、备考表、案卷封面、脊背，以提高档案工作效率。
1、 编写卷内文件页号。页号是案卷内文件材料排列的顺序号。编写案卷页号就是将案卷内每一页文件材料排列顺序，保证卷内完整、系统与安全，便于利用，便于管理，便于确切统计卷内文件材料的数量。页号的编写均以有书写内容的页面编写页号。一般单面书写的文字材料在右下角编写页号，双面书写的文字材料，正面在右下角编号，背面在左下角编号。图纸页号在右下角。案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表均不编写页号。成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。
2、 制作卷内文件目录。卷内目录是登记文件及其排列次序的目录，实际上是揭示卷内文件的内容与数量的清单。卷内目录起到便于查阅，便于统计单份文件，利于保护卷内文件的作用。卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等组成；
(1) 序号。应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；
(2) 文件编号。填写文件文号或图样的图号；
(3) 责任者。填写文件形成部门或主要责任者；
(4) 文件材料题名。填写文件标题全称，文件标题过于简单或标题不规范的，可以自拟文件题名，自拟文件题名应加“[ ]”；
(5) 日期。填写文件形成的年、月、日，用8位阿拉伯数字表示，
(6) 页号。填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件填写起止页号；
(7) 页数。填写每件文件总页数，每一卷档案最后一件文件编写文件起止页码。
3、 卷内备考表的编制。卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数、文件重复使用的前后编制关系以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。要说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等；互见号，应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档号，并注明其载体形式；
4、 案卷封面的编制。案卷封面采用外封面，内容主要有：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号等（用3号宋体字）；
(1) 案卷题名：案卷题名是立卷人给案卷拟定的标题，标题应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。其结构一般由三个部分构成：一是工程项目名称，工程项目名称由三部分构成一是单项工程名称（XX年度工程或单位工程名称）太长时可根据情况略写。二是工程阶段或部位名称特征，如工程设计阶段的材料（阶段特征），某专业的文件材料（专业特征）等等。三是文件材料的名称特征，如批复、图纸、计算书等。归档外文资料的题名应译成中文；
(2) 立卷单位：填写编制该案卷的单位全称或规范性简称；
(3) 起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期；
(4) 保管期限：分为永久、长期、短期三种；
(5) 密级：依据保密规定，填写卷内文件材料的最高密级；
(6) 档号：依据本单位档案档号编制原则填写全宗号、分类号和案卷流水号。
5、 案卷脊背的编制。脊背规格与卷盒的长度和厚度相同，脊背制作用纸要统一标准。案卷脊背填写保管期限、档号和案卷题名或关键词（用3号宋体字）。
第二十二条 单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖档号章，并填写档号；装订时必须剔除金属物；外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式；施工、监理文件原则上采用整卷装订形式，图纸可不装订。
第二十三条 卷皮外表规格为310mm×220mm，厚度分别为10 mm 、20 mm、 30 mm、40 mm，用牛皮纸板双裱压制；案卷内封面、卷内目录、备考表的尺寸为297 mm×210 mm。
第二十四条 档号编制原则
1、 分类编号采用三段式，第一段为目录号（全宗号）、第二段为分类号、第三段为案卷顺序号，编号全部用阿拉伯数字标识，各段编号之间用“—”号分隔。目录号前两位为水电建设项目工程代号（由本单位统一编制），后两位或一位为自编号（如机组、专业、坝段等）。
2、 分类号设置四级类目，各级类目均用“十位进”编号标识；
3、 案卷顺序号由三位阿拉伯数字组成，为同类目下的案卷流水号；
4、 工程代号：采用各单位名称汉语拼音首字母，以四位代码以内为宜
第五章 水电工程文件归档
第二十五条 勘察、设计、施工、监理等参建单位按合同协议将各自形成的项目文件按要求整编组卷后向业主单位办理档案移交。
第二十六条 项目公司内部管理、科研、运行等文件按本单位档案管理规定归档。
第二十七条 归档文件必须完整、成套、系统，做到图物相符、数据真实、签字手续完备，文件质量符合要求。
第二十八条 外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，与原文一起归档。
第二十九条 向当地主管部门移交档案套数按项目所在地档案主管部门要求提交。项目公司纸质文档存档套数原则上为两套，至少一套原件；声像档案以盒、带为单位归档，同时归档相应的文字说明材料。
第三十条归档时间
1、 水电项目公司形成的前期文件、竣工阶段文件，应在文件办理完毕后按阶段即时归档。各职能部门形成的日常文档，按本单位档案管理制度规定归档。
2、 参建单位应根据合同及相关规定的要求，在项目正式通过完工验收后三个月内向水电项目公司办理档案移交。凡分期或分机组的项目，应在每期或每机组正式通过验收后办理档案移交。勘察、设计单位在档案专项验收前移交档案；有遗留问题或尾工的应在限期内或尾工完成后及时归档；
3、 电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
第三十一条 归档文件审查
1、 项目公司应加强基建档案归档审查工作，归档审查工作由总工牵头，档案形成的对口部门负责实施。在归档审查中须抽查一定比例档案，抽查数不得低于归档数的3％，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的5%。抽查要有记录；
2、 施工单位将经整理、立卷的施工文件交监理单位审查，监理单位应对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查并签署意见。审查合格的档案连同审查意见提交公司审查，合格后办理档案交接手续；
3、 监理单位在监理项目完成后，将经整理、立卷的监理文件提交公司审查，合格后办理档案交接手续。
4、 各参建单位向公司移交档案时，须填写建设工程档案归档审签单（参见附件），并用打印方式编制案卷移交清册，交接双方应认真核对目录与实物，填写移交清单并办理交接手续并由经手人签字、加盖单位公章确认。办理归档手续时，应将档案案卷目录、案卷移交清册、归档审签单一并交公司档案室办理交接手续。
