一、采用档案软件系统进行档案管理的流程：
1. 制定房地产档案管理制度
1) 划分需要归档的文件范围(见附件1)
2) 划分公司参与档案管理工作的部门
3) 指定参与档案管理工作的各部门人员
4) 制定公司档案分类方案
5) 制定各类型档案的代码规则，档案号的生成规则
6) 制定各部门和档案中心的档案搜集、登记制度
7) 制定各部门向档案中心移交档案的制度
8) 制定档案中心的档案整理规则、印章规则、装订规则
9) 制定档案借阅制度、复印制度、打印制度。
10) 制定档案室工作制度和人员行为规范。
2. 档案软件厂家根据房地产公司的档案管理制度，对档案软件（房地产档案管理系统）进行初始化设置，包括：设置分类，设置各个分类需要记录的字段，绘制档案清单的打印格式等，其他需要个性化设置的地方。（档案软件厂商会提供房地产档案的参考分类设置，但我们会考虑尽量贴近公司的实际状况。）
3. 各个部门按房地产档案管理制度征集档案，有电子文件的需要同时搜集电子文件。
4. 各个部门将自己部门的档案登记到档案软件的“部门预归档库”。输入档案记录到档案管理软件中，有电子文件的，同时传入电子文件。
5. 一定时间段后，各个部门在档案系统中将“部门预归档库”打印成“档案文件清单”，并打印档案移交单。各部门同时将档案移交单、“档案文件清单”、档案纸质原件移交给档案中心。
6. 档案中心签收移交单、档案纸质原件，并根据“档案文件清单”核对各个部门的“部门预归档库”。
7. 档案中心整理部门预归档中的档案和一一对应的纸质档案：
1) 在档案软件中调整归类。
2) 设置档案排列顺序。
3) 批量对新的档案记录编件号，档案号，分配档案盒号。
4) 根据在档案软件中编制的件号(如009)、档案号(WS-2007-009-001)、档案盒号(001)，将纸质档案按件号顺序放入档案盒，在档案盒上填写盒号(001)，及盒子背脊上需要填写的内容。在档案盒上贴盒内文件目录、备考表，放入档案柜，在档案柜上记下起止盒号。（如：第一个柜：盒号1——95，第二个柜：盒号96——188）
8. 整理完毕。
9. 档案调阅：
1) 在档案管理软件中输入档案的某些关键字，档案系统会将包含这些关键字的档案搜索出来。有电子文件的话，就可以直接打开电子文件，查看档案具体内容。
2) 若需要查看纸质档案，就根据搜索结果很快找到这份档案的档案号，盒号等，去档案柜取出档案。
二、档案的安全保护：
1. 档案数据自身的安全:
每天每时进行自动档案数据库备份。
2. 保护档案不被泄露的方法：
a) 调阅人身份控制，只有高级人员才能直接调阅档案。
b) 普通人借阅要通过审批。
c) 调阅的电子档案不可被复制，不可被下载，不可被打印，不可被拷屏。保证档案不外泄。
d) 只有最高级人员才有权利下载档案，打印档案，否则只能到档案室打印。
三、提高工作效率：
1. 查找档案非常迅速。即找即有。
2. 不会漏找档案。
3. 快速的进行各类档案编研，如编研某一项目所有档案，为领导决策提供参考。
4. 进行各种档案统计、借阅统计、利用效果统计、部门档案完整性统计，为公司评估各个部门的工作提供了科学依据。
5. 制定了规范的档案整理方式，全电脑操作，编制件号、盒号、档案号速度快。
6. 不会出错，节省了反复核对的时间。
7. 规范了档案管理流程，改变过去档案管理工作过依赖来某些个人的状况。将来档案室人员变动，也不会影响到全公司的正常工作。
8. 规范的档案管理软件操作，可以让新员工很快上手管理档案，提高新员工的工作效率。
9. 公司高层通过监管各部门档案是否到位，可以评估各部门工作效率和工作成绩。
四、节省公司管理成本：
1. 减少了档案管理人员的投入，用软件系统可以很少数人就把集团公司的档案管理工作抓起来。很多工作通过电脑来管理，严密又安全，快速又高效。
2. 直接借阅电子档案文件，节省了找纸质档案的中间环节，节省了时间，可以大幅减少复印费用。
3. 异地公司，物业管理处，或者出差人员，或建设方异地借阅工程文件、图纸文件等都可以网上操作，节省了打印费用，复印费用，物流费用，沟通成本，时间成本，其他间接成本。（当然这些档案只限于非高级机密文件）
4. 直接对CAD电子图纸进行管理，确保安全的同时，公司不再需要额外购买文件安全控制软件，不再需要扫描大图，调阅图纸的用户也不需要安装CAD看图软件即可打开CAD档案，档案系统能对CAD图纸进行局部打印，需要哪块就打印哪块。节省了高昂的大图扫描费、大图复印费，大图打印费。
五、更多应用：
本档案系统不只是一个档案管理功能，它也是一套工程项目管理软件、部门文件资料管理软件，公司知识管理系统。我们可以利用本系统管理公司所有需要保存的文件，需要共享的文件，需要随时更新的文件，需要控制不要能外流、不能复制的文件，有远程访问需求的文件。不需再购买专门的工程项目管理软件等。
附件1：（房地产开发项目档案内容，参考）
1、规划档案，包括：
１、总体规划；
２、分区规划；
３、详细规划；
４、专业规划；
５、工程规划；
６、编制规划所依据的基础材料。
2、测绘档案，包括：
１、控制测绘成果；
２、地形测量；
３、摄影测量、航测相片；
４、地质勘察资料。
3、土地管理档案，包括：
１、土地利用规划；
２、土地划拨和土地拍卖材料；
4、建筑及施工管理档案，包括：
１、方案审批；
２、建筑报建许可证；
３、招、投标材料；
４、施工批准书；
５、质量、安全检查评比材料；
６、竣工验收、质量评定汇总材料；
７、施工队伍注册材料；
８、优质样板工程评定材料；
９、施工统计报表。
5、产权档案
6、环境保护档案，包括
１、城市环境保护规划；
２、城市环境污染源的调查及监测统计，环境评价材料；
３、环境治理工程材料；
7、住宅管理档案，包括
１、住宅区维修、改建竣工档案；
２、房改有关文件材料；
３、批准房屋出售的有关材料；
