电子文件归档标准 随着计算机技术、通信技术与数码技术在企业中的广泛运用，各种类型的电子文件越来越多，而这些电子文件的形成、积累、保存基本处于无序状态。由于电子文件的大量出现是近几年的事情，国家对这一项工作的管理标准出台的也不是很多，就是仅有的几个标准也只是对一些原则性的东西进行了规范，对企业的电子文件工作只起一个指导作用，而缺乏操作性，因此，如何科学管理这些电子文件，成为企业面临的一大难题，也是企业急需解决的一个问题。要想解决这个问题，最关键的工作是制定本企业的电子文件归档与电子档案管理标准，并且这个标准既要符合国家标准，又要适合本企业具体情况，同时还要具有可操作性。为了解决这一问题，笔者认为需要从以下几方面考虑：
一、正确理解电子文件与电子档案的含义。电子文件与电子档案，在大部分书刊中对其分的不是很清楚，这样往往使读者对叙述的问题不理解，甚至形成错误的理解。因此，正确理解电子文件与电子档案及其二者之间的关系对制定标准是至关重要的。从习惯上，我们往往认为电子文件指的是用计算机办公软件形成的文件，对电子文件的管理也就是对这部分文件的管理，其实，实际意义上的电子文件还有更广的内容。GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》中对电子文件下了一个定义，即电子文件是指在数字设备环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读处理，并可在通信网络上传送的文件。从这一定义看出，电子文件的形成有两个来源，一个是利用办公软件直接形成，一个是利用数字设备进行数字转换形成。也就是说，不但用办公软件直接形成的文件是电子文件，利用扫描仪等数字设备对纸质文件进行数字转换来的文件也是电子文件。这样看来，许多档案部门对库存纸质档案进行数字化的一些操作标准、管理标准都应该是电子文件归档与电子档案管理标准内容的组成部分。搞清这一点很重要，这样在制定标准时，就可以根据不同的情况分开叙述，因为对这两种方式生成电子文件时的技术控制与要求是不同的。
GB/T 17678.1/2-1999 《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》中对电子档案的解释是：具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。也就是说电子档案是由电子文件转化来的，不是所有的电子文件都是电子档案，它首先必须有保存价值，其次不仅有文件主体内容，还要有背景信息、元数据，同时还需要按照一定的标准经过系统整理才能构成电子档案。电子档案与电子文件的管理方法是不同的，由于电子档案是由电子文件有条件转化来的，所以要想有真实、完整的电子档案必须控制电子文件的真实与完整。鉴于二者的联系与区别，在制定标准时必须要体现它们之间的联系与区别。
二、充分理解电子文件与电子档案的特性。电子文件与电子档案具有以数码形式记录信息内容、信息内容不能直读、阅读信息依赖设备、信息与载体可以分离以及同元数据和背景信息不可分割的特性。只有充分理解了它的特性，在制定标准时才能有的放矢的采取技术措施，保证电子文件与电子档案的真实、完整、安全，从而才能更科学地管理与利用电子文件与电子档案。
三、考虑电子文件归档与电子档案管理标准同纸质文件归档与纸质档案管理标准的统一。电子文件与电子档案同纸质文件与纸质档案的不同主要是由于载体的不同造成的，它们记录的内容信息是相同的，也就是说内容主体是一样的，只是电子文件与电子档案多记载了元数据与背景信息，而元数据与背景信息是为内容主体服务的，属于从属关系。因此，不管是纸质文件与纸质档案的整理，还是电子文件与电子档案的整理，都应该以记录的信息内容主体为依据，按照档案整理的基本原则进行整理。这样在制定电子文件归档与电子档案管理标准时，一定要考虑二者的统一性，使电子文件与电子档案的管理成为传统档案管理的提高，而不是重开锣鼓另开张，保证档案工作的连续性。
四、统盘考虑企业档案的信息化工作。企业档案信息化，是档案工作的发展趋势，OA、ERP系统的上线，更加迫使这项工作尽快开始。电子文件的归档与电子档案的管理是企业档案信息化的主要组成部分，收集、整理办公软件直接形成的电子文件与数字化转换库存纸质档案是企业档案信息化的主要工作。在管理标准中如何体现这两方面的工作，关系到企业档案信息化的整体布局。从目前情况看，OA、ERP系统的利用，大量利用办公软件直接形成的电子文件急需归档整理，因此在制定标准时对这一部分可以充分考虑，优先制定可操作性的标准，对库存纸质档案进行数字化转换的电子文件，可以留出扩充的余地，等条件成熟时再解决。
五、充分考虑标准条款的可操作性。对于企业来说，任何一项标准都不应该是原则性的东西，而是根据这一标准能把工作一步步的做下去。对于电子文件归档与电子档案管理标准，应根据电子文件与电子档案的形成规律制定，也就是说从电子文件的形成、积累、整理、归档到电子档案的收集、整理、保管、鉴定、统计及开发利用都应该有详细的条款表述。只要每个工作环节都有标准，电子文件与电子档案的管理工作也就好办了。
